オフィスのコスト削減

オフィスプランニングにおけるコストの削減は、業務の効率化を検討し、スタッフに快適な環境を提供しながらバランス良く推進していかなければなりません。

今までのコスト削減では、製品やサービスに対して、価格の一覧を作成し比較検討の中からお客様の判断で、グレードダウンを行いスタッフのニーズの妥協を図るイメージが強かったのではないでしょうか。それでは低コストかつ高機能なオフィスの実現は難しいでしょう。

オフィスプランニングのコスト削減は、省スペース・仕事の効率・環境提供の3つが高いレベルで守られる事で実現します。


省面積スペース

東京都心部の不動産価格は、建築費と土地価格が世界でも最高水準となっています。東京のオフィスでのコスト削減は、何においてもスペースの有効利用が大切な課題となります。

オフィスのトータルプランでは、削減スペースを能率向上へ持っていくのがポイントとなります。動線の検討、各什器の利用方法、個室の見直し等取り組むべき課題が、日常業務に深く係ってきます。省スペースにこだわり過ぎて、業務効率の低下やモチベーションの減退に陥らないように、十分検討することが必要になります。

従来の執務用デスクは、部門ごとの島型レイアウトのパターンが多く、部門管理者席は、端部にサイズの異なるデスクを配置していました。これを、デスクのサイズ統一を図ることで、オフィスの収容人員を変更せずに、新しく有効なスペースを創りだすことが出来ます。

事務所の業務実態に合わせて、受付スペースの減少、営業デスクのフリーアドレス化、動線の変更(削減)を実施し、仕様スペースを節約することが出来ます。


また、一般的な事務所デスクから135度角度のデスクに変更することで、動線を十分に確保した状態で、新たなスペースを確保することが出来ます。
什器の節減に伴うスペースの確保についても、提案検討する必要があります。

  1. ① 制服とロッカーの廃止
  2. ② 共有ファイルに使用しているファイル什器を減らす。
  3. ③ ファイルの電子化を勧め、紙ファイルを減らす。
  4. ④ デットスペースに防災備蓄棚を新設する。

仕事の効率化

業務効率の向上、外部環境の変化に素早く対応出来る事務所、生産性・合理性・機能性を確保する為には、ITによる情報集積とその活用が不可欠であると同時に、人件費の削減による人員削減から発生する業務の効率化の必要性も見逃すことは出来ません。

ここでは、事務所内の配置構成を検討し、打合せとファイリングの効率について取り上げます。

来客に頻繁に対応する場合、また、社内ミーティングが適時必要な場合、それぞれのニーズに合わせて、離席移動やメンバーの集中力が確保出来る事務所造りが肝心です。

会議室とミーティングエリアを集中させて配置する事により、社内及び社外とのミーティングがスムーズに行えるようになります。また、社内ミーティング等適時柔軟に行う場合には、短時間で処理できるように、そしてアイディアが出やすい気分転換できるような雰囲気のユーティリティスペースやラウンジスペースを利用するのも良いでしょう。会議室においては、応接室は安楽椅子ソファーでくつろぎ過ぎるのも問題かも。

壁や共有キャビネットのファイリングでは、ファイル量が増える傾向にあるようです。個別の担当者に必要なファイルを、デスク(ワークステーション)の周囲に保管し、ファイルを取りに行く時間を節約すると同時に、離席による集中力の低下を防ぎ、効率の向上が確保されるように配置するのが大切です。

快適な環境整備

始業から終業まで多くの時間をオフィスの中で過ごしている我々にとってオフィスは、自宅と同様にその環境はとても大切にしなければならない課題です。

また、オフィスで働く人の知的生産の向上や集中を引き出すために、モチベーションを維持するために、働く人の為の環境を大事にしたいと思っています。

オフィスプランニングの段階から動線を計画し、空調や照明設備、机や椅子の選択に至るまで、無駄なストレスを排除しなければなりません。それに加え、余裕を持たせるためにリフレッシュエリアを設ける事例も増えてきているようです。

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